Obieg dokumentacji w firmach będzie szybszy i tańszy. Zmiany w przepisach podnoszą rangę dokumentów i podpisów elektronicznych
Firmy mogą zaoszczędzić co najmniej 60 proc. czasu na obsługę danego procesu po wprowadzeniu elektronicznych dokumentów. W ten sposób oszczędzają również koszty i usprawniają obsługę klienta. Wprowadzenie w pełni cyfrowego obiegu dokumentów będzie teraz łatwiejsze. Od 1 lipca zacznie obowiązywać unijne rozporządzenie eIDAS ws. uznawania elektronicznych podpisów, a od 8 września do Kodeksu cywilnego zostanie wprowadzona forma elektroniczna czynności prawnej obok formy pisemnej.
– Nowe akty prawne zmieniają rzeczywistość obsługi dokumentów. Ustawodawca wyszedł naprzeciw oczekiwaniom firm, wprowadzając formę elektroniczną dokumentu, dzięki czemu tradycyjne podejście do papieru przestaje mieć znaczenie. To oznacza ogromny potencjał dla nas wszystkich, i firm, i konsumentów – przekonuje w rozmowie z agencją Newseria Biznes Łukasz Wachowicz, dyrektor ds. rozwoju Paperless w Billennium, firmie IT dostarczającej rozwiązania m.in. z zakresu zarządzania dokumentami.
Zgodnie z wchodzącym 1 lipca w życie rozporządzeniem eIDAS dokument elektroniczny to każda treść przechowywana w postaci elektronicznej, w szczególności tekst, nagranie dźwiękowe, wizualne i audiowizualne. Unijne przepisy mają upowszechnić zastosowanie elektronicznego podpisu. Skutku jego stosowania nie będzie można odmówić, nawet jeśli podpis nie spełnia wymogów kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Co ważne, przepisy w tym obszarze będą takie same w całej UE, co ułatwi kontakty biznesowe i administracyjne pomiędzy podmiotami z różnych państw.
– Z kolei w nowelizacji Kodeksu cywilnego wprowadzono definicję dokumentu, według której jest to nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. To jednoznacznie zrywa z tradycyjnym podejściem do dokumentu jako pismem napisanym na papierze. Ustawodawca uwzględnia rozwój technologii i przewiduje podpisywanie dokumentów elektronicznych – mówi Łukasz Wachowicz.
Obie zmiany prawne mogą zrewolucjonizować obieg dokumentacji w firmie. Korzyści z cyfryzacji tego procesu odczuwane będą na kilku płaszczyznach.
– Do tej pory dokument papierowy spowalniał procesy biznesowe, czasami nawet powodował ich zatrzymanie – podkreśla dyrektor w Billennium. – Dla przedsiębiorstwa kluczowy jest czas obsługi procesów i operacji. Nasze badania wykazały, że są to oszczędności na poziomie co najmniej 60 proc. w zależności od procesu.
Z tym wiążą się również oszczędności kosztów (np. druku, skanowania, przechowywania i archiwizowania dokumentów), a także usprawnienie obsługi klienta, kontrahenta czy kontaktów z urzędem. Chodzi m.in. o skrócenie czasu potrzebnego na obsługę klienta czy ograniczenie ryzyka pomyłek w dokumentach.
– Firmy, decydując się na rozwiązania do elektronicznego podpisywania dokumentów jak Paperless Signature, mogą usprawnić swoje procesy i finalnie dostarczyć jakość, jakiej dziś oczekuje klient. W obecnych czasach staje się to przewagą konkurencyjną dla wielu firm, które na to stawiają – zapewnia Wachowicz. – To jest również eliminacja, a przynajmniej minimalizacja ryzyka pomyłki w obsłudze dokumentu sprawy, a także eliminacja nadużyć.
Digitalizację jako cel obrał również rząd w przygotowywanym programie „Od papierowej do cyfrowej Polski”. Przewiduje on m.in. cyfryzację kluczowych usług publicznych oraz wdrożenie inicjatywy tożsamości elektronicznej (eID). Resort rozwoju chce, żeby w perspektywie kolejnych 3–5 lat połowa obywateli mogła przez internet prowadzić z administracją ok. 80 proc. swoich spraw. Na koniec przyszłego roku liczba użytkowników z wydanym komercyjnymi i państwowymi eID powinna sięgnąć10 mln.
Obieg dokumentacji w firmach będzie szybszy i tańszy
Veja também:
Mielewczyk - Produtor e exportador polonês de carne de aves e produtos avícolas prontos
Criamos produtos de excelente qualidade e nos esforçamos para apresentar soluções inovadoras...
Pro-Service - produtor polonês de detectores e sistema de monitoramento de gás tóxico
Pró-serviço - Nosso lema desde a fundação da empresa é "Proteção do ambiente de vida e de trabalho"...
Ajuda
Se você não pode encontrar um produto, uma empresa ou serviços ou os resultados da pesquisa não são satisfatórios, escreva-nos o que está procurando ou precisa. Nós vamos enviar o seu pedido diretamente para as empresas interessadas.
Escreva-nos
Empresas em destaque de exportação
Stanisław Dolny 400A
34-130 Kalwaria Zebrzydowska
34-130 Kalwaria Zebrzydowska
Tel.+48 (33) 876 76 66
Fax+48 (33) 876 70 17
Fax+48 (33) 876 70 17
ul. Mrówcza 94B
04-762 Warszawa
04-762 Warszawa
Tel.+48 (22) 615 21 61
Fax+48 (22) 615 66 62
Fax+48 (22) 615 66 62